【生成AIの教科書⑤】資料づくり — 企画書・スライド・画像をAIで形にする

資料づくり、ぜんぶAIに丸投げできたら…と思いますよね。でも、いきなり全工程を任せると、ぼやっとした企画書が出てきて、結局イチから書き直し。あるあるです。

コツは、作業を3つの層に分けて考えること。①考える層(誰に・何を伝えるか・結論はどこか)②形にする層(構成、目次、スライド化)③飾る層(画像、色、図解)。

AIが本当に強いのは②と③です。①の「考える層」は、社内の事情やお客さんの顔を知っている人にしか書けないから、ここはがんばって自分の言葉で書く。

例えるなら、料理で「献立を決める」のは自分、「下ごしらえ」と「盛り付け」はAIにお任せ、みたいな分担です。これだと、AIの仕事が増えても、自分の判断は残ります。

この線引きさえ覚えておけば、ツールが変わっても応用が効きます。まずは「中身は自分、見た目はAI」。これを口ぐせにしてください。

「AIで作ったスライド、見た目はキレイだけど、なんか薄い」。これ、まわりからもよく聞きます。実際、現状のAIスライドは80点くらいの出来です。

ただ、考えてみてください。白紙から80点までを5分で運んでくれる、というのは、かなりの時短ですよね。残りの20点を人が乗せれば、提出レベルになります。

うちでも、企画書の初稿はAIで作って、社内のミーティングに持ち込み、その場で意見をもらいながら直す、という流れに変えました。最初から完璧を狙わないのがコツ。

あと、AIスライドが苦手なのは「数字の根拠」と「お客さんの固有名詞」です。ここはAIが知らない情報なので、人が後から差し込む前提で考えておく。

「たたき台」だと割り切ると、AIスライドはかなり使えます。完成品扱いすると、ガッカリします。期待値の置き方ひとつです。

資料づくりの最初の山が「構成」です。ここを越えると、あとは流れで進みます。

①ChatGPTを開く(無料版でOK)。②画面下のチャット欄に、次のテンプレを貼ります。

【コピペ用テンプレ】#資料の種類: 社内向け企画書 #テーマ: 〇〇 #対象: 営業部メンバー #枚数: 10枚 #ゴール: 来月の販促キャンペーン承認 #出力形式: 各スライドの見出しと、入れるべき要素を箇条書きで。

③Enterキーで送信。30秒くらいで、目次案がずらっと出てきます。④出てきた構成を見て、増やしたい・減らしたいスライドがあれば、続けてチャット欄に「3枚目を、お客様の声に差し替えて」みたいに頼むだけ。

ポイントは、最初から完成形を狙わないこと。3〜4回会話して、ようやく狙いに近づきます。AIは1発で当てる相棒ではなく、何度も壁打ちする相棒、と思っておくと気が楽です。

ここで作った構成案を、次のスライド生成AIに渡します。

スライド生成AIは、いまの代表格が3つあります。それぞれの「向いてる用途」を、ざっくり言うと…

①Gamma(ガンマ):テキストを入れるだけで、おしゃれな構成にまとめてくれる海外発のサービス。日本語にも対応。プレゼンっぽい、軽やかな見た目になりがち。

②イルシル:日本のサービスで、日本のビジネス資料らしい固めのデザインが得意。営業資料や社内稟議に強い。テンプレも国内向け。

③Canva(キャンバ):デザインツールにAI機能が乗った形。テンプレが豊富で、画像や図解も同じ画面で完結する。自由度はいちばん高い。

選び方の目安は、こうです。「とにかく早く・キレイに」=Gamma、「社内のお堅い資料」=イルシル、「広報・営業の販促物」=Canva。

おすすめは、同じ構成案を3つに同じ条件で入れてみること。同じテーマでも、見た目がガラッと変わるのが分かります。手で比べたほうが、説明より早いです。

では、実際の操作を順に追います。Gammaは日本語にも対応しているので、英語が苦手でも大丈夫です。

①gamma.app を開いて、右上の「サインアップ」からGoogleアカウントでログイン。クレジットカード登録は不要です(無料枠あり)。

②ログイン後のホーム画面で「+ 新規作成」ボタンを押す。作り方の選択肢が出るので「テキストを貼り付ける」を選びます。

③次の画面の入力欄に、さきほどChatGPTで作った構成案をそのままコピペして、「続ける」を押します。

④設定画面で形式は「プレゼンテーション」を選んで「続ける」。テーマを選ぶ画面になるので、シンプル系を選んでおくと無難です。最後に「生成」ボタン。3分ほど待つと、スライドが完成します。

あるあるの注意点として、無料版のAI生成は登録時にもらえる合計400クレジットの買い切りです(スライド生成だとおおよそ10回分。毎月は回復しません)。クレジット数や条件は変わりやすいので、最新は公式サイトで確認を。本気で使うなら、まず無料で試して気に入ったら有料プラン、という順番がよいかと。

出来上がったスライドは、右上の「エクスポート」からPDFやPowerPoint形式で保存できます。社内に渡すときはPowerPoint(.pptx)が便利です。なお、無料版はスライドにGammaのロゴ表示が入ります。社内のたたき台なら実害はありませんが、対外資料に使うときは有料版で外せます。

画像生成は、Canvaの「マジック生成」機能がいちばん入り口がやさしいです。①Canvaで新しいデザインを開く。②左メニューの「アプリ」→「マジック生成」をクリック。③「夏らしい爽やかな冷やしうどんの写真」みたいに日本語で指示する。④10秒くらいで4枚の候補が出てきます。なお、無料版のマジック生成は合計50回まで(毎月は回復しません)。本格的に使うなら有料のCanva Pro(月500回)です。

図解(関係図やフロー図)は、Gammaのスライド内に直接お願いするのが早いです。スライドの中で「ここに、顧客→営業→製造→納品の流れを矢印で示した図を入れて」とテキストで指示するだけ。AIが自動で図を組んでくれます。

もうひとつ、無料で覚えておきたいのが、ChatGPTにMermaid記法(フローチャート用の書き方)で書いてもらう図解です。「以下の流れを、Mermaid記法のフローチャートで書いて」と頼むと、コードが返ってきます。それをmermaid.live というサイトに貼ると、図がきれいに表示されます。

商用利用については、各サービスの利用規約に「商用OK」と書かれていることを確認してから使ってください。Canva、Gammaは無料版でも基本的にOKですが、AIが学習に使った素材の権利問題が話題になることもあるので、社外配布の資料では「念のため、人が描いたイラストや自社撮影の写真を優先する」という運用がいまのところ安全です。

AIが苦手なのは「特定の人物の写真」と「実在の商品の正確な再現」です。ここはこれまで通り、自社の撮影と素材サイトを使うのが無難。AIはあくまで「装飾の足し算」と思っておくと、安心して使えます。

ここまでで、企画書・スライド・画像・図解という資料の「形」を作る手順は、ひととおりたどれるようになりました。

ただ、形ができても、中身がぼんやりしていたら、結局は伝わりません。次の第6章では、AIに「考えを整理してもらう」使い方に進みます。会議の議事録をきれいにまとめる、長い資料を3行に要約する、頭の中のごちゃごちゃをツリーに整理する、という業務に直結する使い方です。

更新はTalent Stackのメルマガでお知らせします。第1章から順番に読みたい方は、上のシリーズ目次から戻れます。最後まで読んでいただいて、ありがとうございました。