【生成AIの教科書⑥】ExcelとOffice — Copilotで事務作業を時短する

あるあるなのが「Copilotって、Windowsの右下に出てくるやつでしょ?」という誤解です。あれも仲間ですが、Excelの中で本領を発揮するのは「Microsoft 365 Copilot」のほうです。

例えるなら、新人さんを隣に座らせた感覚に近いです。「この表、商品コードで合計出して」とお願いすると、関数を書いて持ってきてくれる。間違ってたら、やり直してもらえる。そんな相棒です。

会社のExcelに「Copilot」というボタンが右上に見えていたら、もう使える状態です。無ければ、IT担当の方に「Microsoft 365 Copilotのライセンス、ありますか?」と聞いてみてください。

2026年4月から、無料版CopilotはExcelやWordの中では使えなくなりました。無料で雰囲気だけ試したい場合は、無料のCopilot(チャットアプリ)に表をコピペして関数を聞く方法があります。

①まずExcelを開いて、対象の表のどこか1つのセルをクリックします。これでCopilotに「この表のことだよ」と伝わります。

②画面右上、リボンの一番右に「Copilot」というアイコンがあるので押します。右側にチャット画面が開きます。

③チャット欄に「B列の数字を、A列の項目ごとに合計してください」のように、やりたいことを日本語で書きます。専門用語は不要です。

返事の中に関数の式と「列の挿入」ボタンが出てきます。押すと、表の右に結果の列が追加されます(ボタン名は更新で多少変わることがあります)。結果を見て、合っていなければ「もう少し細かく分けて」と追加でお願いするだけ。

①整理したい表のどこかをクリックして、Copilotを開きます。表全体を指定しなくて大丈夫、Copilotが自分で範囲を広げて見てくれます。

②「A列で重複している行に印をつけて」「金額が空のセルを赤くして」のように、目的をそのまま書きます。「条件付き書式」という言葉を知らなくても大丈夫。

③返事には「適用」ボタンが付いてきます。押す前に、何が起きるかの説明文が出るので、ひと呼吸おいて確認してから押すのが安心です。

つまずきポイントは、表に空白行が混ざっているとCopilotが「表」と認識してくれないことです。空白行を消すか、表全体を選んでCtrl+T で「テーブル化」してからお願いすると、ぐっと当たりが良くなります。

あるあるなのが、退職した先輩のExcelを引き継いだら、長い関数がぎっしり…というシーン。読み解くだけで半日溶けます。

①その式が入っているセルをクリックして、数式バーの中身を全部コピーします。②Copilotのチャットに貼って「この関数を、初心者にもわかるように1ステップずつ説明して」とお願いします。

返事は、まず「全体で何をしているか」、次に「INDEX関数の役割」「MATCH関数の役割」と、入れ子の中から順番にほぐして教えてくれます。

ついでに「もっとシンプルに書き直せる?」と聞くと、新しいXLOOKUP関数で書き直してくれることもあります。先輩の遺産が、自分でメンテできる式に変わる瞬間です。

Word: 新規ファイルを開くと、最初に「Copilotで下書き」というボックスが出ます。「取引先への提案書、A4一枚、丁寧めの口調で」と書けば、たたき台ができあがります。0→1の苦しみが消えます。

Outlook: 受信メールを開いて「返信」を押すと、本文欄に「Copilotで下書き」ボタンが出ます。「お礼を伝えて、次回打ち合わせの候補日を3つ提案」のように箇条書きで指示するだけ。

Teams: 会議中に「録画」と「文字起こし」をオンにしておくと、終了後にAIが要約と決定事項を自動でまとめてくれます。議事録に2時間かかっていた仕事が、確認だけで済むようになります。(この要約は、CopilotまたはTeams Premiumというライセンスが会社に入っている場合に使えます)

つまずきポイントは、社内ポリシーで一部の機能が制限されていることです。ボタンが見当たらないときは、ひとりで悩まず、IT担当の方に「Copilotの○○、有効になってますか?」と聞くのが近道です。

①まず、毎月同じ形で来るデータの表を「テーブル化」しておきます(Ctrl+T)。Copilotが構造を理解しやすくなります。

②Copilotに「この表を、月ごと・カテゴリごとの2軸で集計し、合計が多い順に並べて、棒グラフも作って」のようにお願いします。返事の式やグラフを「シートに追加」で挿入。

③成功したプロンプトをメモアプリ(NotionでもOK)に保存しておきます。次月は、新しいデータを貼り付けて、同じプロンプトをコピペするだけ。

例えるなら、毎月作るカレーのレシピを冷蔵庫に貼っておく感覚です。材料(データ)を入れ替えるだけで、同じ味の集計が出てくる。ここまで来ると、もう集計が「作業」じゃなくなります。

ここまで読んでくださって、ありがとうございます。Excelの怖さ、少しは溶けてきたでしょうか。

明日やってほしいことは、たった1つです。Copilotボタンを押して「この表で、何ができそう?」と聞いてみる。それだけで、Copilot側から提案が出てきます。

次の第7章は、生成AIの中でも一番ワクワクする「画像・動画・音声」の領域です。デザイン担当じゃない人でも、社内資料の挿絵やSNS用の動画が作れるようになります。